收据收取的款项只能是往来款项，收据所收支款项不能作为成本、费用或收入，只能作为收取往来款项的凭证，而发票不但是收支款项的凭证，而且凭发票所收支的款项可以做为成本、费用或收入，也就是说发票是发生的成本、费用或收入的原始凭证。
发票和收据均是外来原始凭证，外来原始凭证是在经济业务完成时，从发生经济业务往来的单位或个人直接取得的原始凭证，如采购材料时从供货单位取得的发票，银行转来的收款托运输部门运输货物时取得的运单等等。
发票是指购销商品，提供或者接受劳务和其他经营活动中，开具、收取的收付凭证。由税务机关统一印制、发放和管理，纳税人根据经营范围向税务机关领购相关发票。发票最主要的作用有两个：一是经营活动的原始凭证，这既是买方的支出证明，同时也是卖方收入证明，是单位和个人生产经营会计核算的重要凭证。二是买方维权的合法凭证，万一质量有问题时，就可以索赔。
收据仅适用于与经营无关的往来款项的凭证。如果要进入成本费用的，必须是发票；如果收据入成本费用的话，税务部门查到后，要调整增加应纳税所得额征收企业所得税（33%的税率）。