1、准备阶段(1)新建一Excel文件“员工名单”，将员工名单的各项信息导入或直接输入，如员工编码、部门、姓名等。

(2)新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号。

2、调用数据(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击【打开数据源】工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“员工名单”，选择sheet1。

（2）选择“000000”(代表员工编码)，点击邮件合并工具栏【插入域】按钮，在对话框中选择插入“员工编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“部门”、“姓名”。

（3）点击邮件合并工具栏【查看合并数据图标】按钮，会显示“员工名单”中的员工数据。

3、打印信封点击邮件合并工具栏中的【合并到打印机】，同时对对话框进行设置，最后打印出信封。