要有效管理并协调设计院，首先需要建立明确的沟通渠道和反馈机制。

确保所有项目团队成员都了解项目的目标、时间表和各自的责任。定期召开项目会议，讨论进度、问题和解决方案。其次，设定清晰的项目里程碑和交付物标准，以便于跟踪进度和质量。鼓励团队成员之间的合作，并为他们提供必要的资源和支持。此外，保持与客户的密切沟通，确保设计成果符合客户需求和期望。对于可能出现的问题和挑战，提前制定应对策略，确保项目能够顺利进行。最后，重视团队建设，通过培训和发展计划提升团队成员的技能和知识，从而提高整个设计院的效率和效果。